Tendências de Transformação Digital

Você está pesquisando softwares automotivos e encontra “DMS” em todo lugar.

Os representantes de vendas usam o termo como se todos soubessem exatamente do que se trata. Surpresa: eles provavelmente estão falando de dois sistemas completamente diferentes.

A indústria automotiva tem o hábito confuso de usar “DMS” tanto para Document Management System (Sistema de Gestão Documental) quanto para Dealer Management System (Sistema de Gestão de Concessionárias). Embora compartilhem a sigla, resolvem problemas totalmente distintos no seu negócio.

Um administra sua papelada e questões de conformidade.

O outro gerencia toda a operação da concessionária.

Ambos são indispensáveis, mas entender o que cada um faz pode evitar erros caros e oportunidades perdidas.

Sistema de Gestão Documental vs. Sistema de Gestão de Concessionárias

Um gráfico comparando um Sistema de Gestão Documental (DMS) para documentos com um Sistema de Gestão de Concessionárias para operações no setor automotivo. (Fonte: Imagem 4)

Vamos acabar com a confusão de uma vez por todas. Veja exatamente o que cada sistema faz e por que sua concessionária pode precisar dos dois:

Sistema de Gestão Documental (Document DMS)

Um Sistema de Gestão Documental (DMS) é como um arquivo digital turbinado. Ele captura, armazena, organiza e protege todos os documentos da concessionária — desde contratos de venda e registros de serviço até arquivos de RH e acordos com fornecedores.

Muito além do simples armazenamento.

Um DMS documental inclui reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para tornar documentos pesquisáveis, automação de fluxos de trabalho para aprovações e recursos de segurança que protegem dados sensíveis de clientes.

O objetivo principal é eliminar a desorganização documental. Ele ajuda a cumprir exigências legais de retenção e dá à equipe acesso imediato a qualquer documento.

Os sistemas de Enterprise Content Management (ECM) também entram na conversa, pois gerenciam um leque ainda mais amplo de conteúdos.

Para entender completamente as diferenças, confira nosso post sobre DMS vs. ECM.

Sistema de Gestão de Concessionárias (Dealer DMS)

Um Dealer Management System é a espinha dorsal da sua concessionária.

Pense nele como um funcionário que mantém registros perfeitos de tudo: gerencia inventário, acompanha processos de vendas, agenda serviços, processa financiamentos e conecta todos os departamentos por meio de fluxos integrados.

Seu dealer DMS sabe quais veículos estão no pátio, rastreia interações de clientes do primeiro contato à venda final, gerencia históricos de serviços e integra com sistemas de fabricantes para incentivos e garantias.

Esse sistema foca em administrar o negócio da concessionária, não os documentos que o negócio gera.

Comparação Lado a Lado

Lembre-se: esses sistemas não são intercambiáveis, mas ambos são indispensáveis.

Eles se complementam, não competem. Seu dealer DMS roda as operações, enquanto o document DMS organiza toda a papelada que essas operações geram.

Por Que as Concessionárias Precisam dos Dois Sistemas

Concessionárias modernas geram grandes quantidades de documentos que os dealer DMS não foram projetados para gerenciar de forma eficaz.

Um dealer DMS é excelente em rastrear vendas de veículos, mas falha em organizar contratos, documentos de financiamento e registros de conformidade.

É aí que o buraco fica caro: quando a equipe não encontra contratos assinados, quando o RH perde horas atrás de certificações de funcionários ou quando uma auditoria vira uma “caça ao tesouro” documental.

Um DMS documental cobre essas lacunas oferecendo:

• Armazenamento centralizado
  Todos os contratos, registros de serviço e documentos administrativos em um só lugar pesquisável.

• Conformidade automatizada
  Aplicação de políticas de retenção e alertas automáticos antes de vencimentos.

• Integrações fluidas
  Um DMS documental se conecta ao dealer DMS, CRM e softwares contábeis, criando um ecossistema unificado.

• Segurança reforçada
  Criptografia, controles de acesso e trilhas de auditoria protegem informações de clientes, funcionários e fabricantes.

Os DMS são projetados com segurança em nível bancário, incluindo controle de versão e check-in/check-out de arquivos.

Benefícios de um DMS Documental em Concessionárias

Um gráfico mostrando os principais benefícios de um DMS automotivo: economia de tempo, maior segurança, redução de custos e colaboração melhorada. (Fonte: Imagem 4)

Implementar gestão documental transforma as operações da concessionária de forma mensurável:

• Economia de tempo: busca instantânea com OCR.

• Redução de custos: elimina arquivos físicos, cópias e retrabalho.

• Segurança e conformidade: acessos controlados por função e rastreamento detalhado.

• Colaboração de equipes: departamentos acessam informações de forma imediata.

• Melhor experiência do cliente: interações mais rápidas e precisas.

Casos de Uso Reais

Caso 1: Contratos de Venda e Documentos de Financiamento

Processamento automatizado de documentos com OCR, enrutamento inteligente, recuperação em segundos e rastreamento completo.

Caso 2: Gestão de RH e Registros de Funcionários

Alertas automáticos de certificações, integração com treinamentos, automação de onboarding e ciclos de avaliação.

Caso 3: Marketing e Controle de Fornecedores

Gestão de contratos, fluxos de aprovação, alertas de renovação e bibliotecas reutilizáveis de campanhas.

O Dokmee Pode Ser Seu DMS Automotivo?

Com certeza.

Painel do Dokmee ECM mostrando arquivos recentes, favoritos, notificações e atividades. (Fonte: Dokmee)

O Dokmee não substitui as funções operacionais de um dealer DMS, mas é a base documental e de conformidade que toda concessionária moderna precisa.

Oferece:

• Flexibilidade para qualquer setor

• Integração fluida com sistemas existentes

• Segurança avançada

• Implementação acessível

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Perguntas Frequentes

Qual a diferença entre Document DMS e Dealer DMS?
O Document DMS organiza documentos, enquanto o Dealer DMS gerencia operações de vendas, estoque e serviços.

Um Document DMS pode substituir meu Dealer DMS?
Não. Eles funcionam melhor juntos. O ECM pode cobrir mais áreas, mas o ideal é usar cada sistema para seu propósito.

Como a gestão documental integra-se ao software da concessionária?
Por meio de APIs e fluxos automatizados, como no Dokmee.

Quais exigências de conformidade um DMS automotivo cobre?
Políticas de retenção, trilhas de auditoria, privacidade e padrões de fabricantes.

Em quanto tempo teremos ROI?
A maioria das concessionárias vê retorno positivo em 3–6 meses graças à redução de custos administrativos e maior eficiência.